Fasi della comunicazione aziendale

La comunicazione è un processo di interazione tra le persone, che copre lo scambio, la valutazione e la comprensione delle informazioni. Quando si tratta di comunicazione aziendale, vengono utilizzate alcune regole e regolamenti che aiutano a rendere più confortevole l'interazione dei partner. Prendendo in considerazione la corretta sequenza di conformità con le fasi necessarie della comunicazione aziendale garantisce il raggiungimento del risultato desiderato, preferito per entrambi i partner.

La comunicazione aziendale è un processo a più fasi, che implica la creazione e l'ulteriore miglioramento delle interconnessioni tra persone associate a esigenze specifiche. Questo processo comporta il trasferimento di informazioni importanti, lo sviluppo del concetto di interazione, percezione e comprensione dell'interlocutore.

La comunicazione aziendale ha una serie di caratteristiche, la cui conoscenza aiuterà a comprendere l'essenza di questo tipo di interazione:

• Valore di reputazione Negli affari, il volto dell'impresa è la reputazione, che è il fondamento su cui si costruisce il successo dell'azienda nel futuro. Per questo motivo, la comunicazione aziendale è finalizzata a mantenerla e proteggerla.
• Chiarezza e precisione. Una definizione chiara e chiara degli obiettivi garantisce uno sviluppo professionale efficace, facilitando una rapida auto-organizzazione e la formazione di responsabilità.
• Joint venture, redditizia per entrambe le parti. Nell'interazione aziendale, non puoi occuparti del benessere di una sola parte. L'unità dei partner e la posizione reciprocamente vantaggiosa garantiscono il successo e un grande risultato per entrambe le parti.

Il risultato della comunicazione aziendale dipende dall'attenzione con cui il processo è organizzato. Nella struttura della comunicazione aziendale in grado di distinguere alcune fasi. Raggiungere l'obiettivo desiderato aiuterà a conoscere i punti principali di tale comunicazione e le norme di comportamento che corrispondono a ogni fase.

Questa fase prevede l'organizzazione diretta dell'incontro. Nella prima fase è necessario fare un piano con domande specifiche e diverse soluzioni al problema. È necessario analizzare i punti di vista del partner negoziale e scegliere la strategia di relazione più vantaggiosa; Si consiglia di fare una previsione del risultato della conversazione. La fase preparatoria è completata dai momenti organizzativi: designazione del luogo e orario dell'incontro.

Il ritratto psicologico dell'interlocutore, che si sviluppa nei tuoi occhi, dipende da determinate circostanze, dalla durata della conoscenza, dalle informazioni sulla persona ricevuta dagli altri dipendenti. Ci sono comportamenti verbali e non verbali di comportamento, che permettono di fare un ritratto psicologico dell'interlocutore:

• modo di parlare (contenuto, coerenza, durata, espressività e peculiarità della parola);
• gesti e espressioni facciali;
• azioni specifiche (movimenti e posture di una persona, distanza tra interlocutori, tocchi);
• movimenti corporei (toccando, battendo, accarezzando).

Una funzione importante nella creazione di un ritratto psicologico esegue lo studio dell'aspetto dell'interlocutore. Queste sono le preferenze in termini di abbigliamento, pulizia, ordine e impeccabilità dell'aspetto, aderenza alle tendenze della moda o disprezzo per loro, copia dei vestiti indossati da altre persone.

Definendo il ritratto psicologico del dipendente, è necessario concentrarsi sulla sua personalità:

• natura (interessi, principi, piani, preferenze);
• comportamento (competenza, capacità di vita, esperienza professionale);
• il lato spirituale della personalità (caratteristiche uniche dei processi e delle proprietà delle sfere intellettuale, cognitiva ed emotiva);
• aspetti sociali e psicologici (status, ruolo sociale, stile di vita e specificità del lavoro);
• proprietà biopsichiche (temperamento, genere ed età dell'interlocutore, stato di salute);
• formazione dei contatti.

Per stabilire una comunicazione d'affari, è necessario creare un'atmosfera propizia a condurre una conversazione seria, coinvolgendo la dimostrazione di buona volontà e interesse per un partner. Ciò contribuirà a un sorriso tenero, un saluto educato e una pausa, offrendo all'altra persona l'opportunità di unirsi alla conversazione e prenderne parte direttamente.

Una conversazione standard inizia con l'implementazione delle seguenti azioni: divulgazione degli obiettivi, performance dei partner da una parte e dall'altra, voce dell'argomento, presentazione della persona che conduce la conversazione, annuncio dell'ordine di ricerca del problema.

Questa fase è necessaria per determinare un piano di negoziazione adeguato e aumentare l'interesse nell'interazione da parte del partner. Questa procedura può aiutare uno scherzo, che sarebbe adatto per il luogo e il tempo.

Dovrebbe anche determinare i ruoli che le parti svolgeranno nel corso della comunicazione aziendale. Il processo è accelerato dall'imitazione di un partner, un'immagine speculare della sua postura, della plastica, del tono della voce, dei gesti. Dopo un po 'di tempo (5-10 minuti), è possibile passare all'annuncio delle condizioni. Sono richieste posizioni uguali. Puoi spostarti in un'altra posizione, che è manifestata dalla comunicazione non verbale.

Durante questa fase, l'accento dovrebbe essere posto sulle somiglianze, non sulle differenze. Grazie a questa trattativa contribuirà a ottenere il risultato desiderato. In caso di differenze intrattabili, si consiglia di passare a una posizione neutrale che non implichi la propria valutazione.

Ricorda che sono necessarie ragioni convincenti. In questo caso, dovresti seguire alcune regole:

• La presentazione dei pensieri dovrebbe essere effettuata utilizzando frasi semplici, comprensibili, accurate e convincenti.
• Sarebbe opportuno adattare gli argomenti all'identità del partner.
• È consigliabile presentare le prove in modo chiaro e chiaro.
• Parlando del problema, devi essere risoluto: non puoi arrenderti se sei sicuro della tua opinione.
• Ci dovrebbe sempre essere una prova importante nella riserva che conferma le tesi (nel caso in cui l'interlocutore inizi a dubitare della decisione).
• Si raccomanda di applicare fatti affidabili che aiutino l'interlocutore a prendere una decisione senza indugio.
• Non arrenderti fino a quando un partner non confermerà il suo rifiuto.
• Dovresti usare gli argomenti più convincenti a favore della tua posizione, cercando di esprimere pensieri in modo tale da interessare pienamente l'interlocutore.

Quando si interagisce, è sempre difficile evitare varie discussioni. Il compito principale che deve essere affrontato in tale situazione è quello di dimostrare la correttezza del partner (eliminando dubbi, determinando i motivi di resistenza, reazione difensiva, pensando alle tattiche). Allo stesso tempo, i giudizi categorici dovrebbero essere evitati, altrimenti tutto si rivelerebbe essere l'effetto opposto.

Se raggiungi una comprensione, ulteriori interazioni non causeranno serie difficoltà. Dopo ciò, dovrai trovare un beneficio comune. Al partner dovrebbe essere data l'opportunità di prendere l'iniziativa.

La sua partecipazione al raggiungimento dell'obiettivo desiderato dovrebbe essere monitorata. Se la tua decisione è molto più forte di quella dell'interlocutore, allora dovresti considerare attentamente la sua proposta e spiegare perché l'idea dovrebbe essere raffinata, su quali basi è più proficuo adottare una posizione diversa.

I criteri formulati dovrebbero essere tradotti nella versione finale. Dopodiché, devi procedere ad un accordo. Si raccomanda di descrivere più dettagliatamente gli obblighi assunti da ciascuna delle parti. Non appena la decisione sarà presa, i ringraziamenti espressi dall'interlocutore saranno appropriati.

La fase finale della comunicazione aziendale gioca un ruolo molto importante, quindi dovrebbe essere data la stessa attenzione di tutte le precedenti. L'opinione finale ha un impatto sull'immagine dell'interlocutore nel suo insieme e sulle partnership attualmente supportate e pianificate in futuro. Dovrebbe continuare a mostrare buona volontà, rispetto e tatto.

La comunicazione aziendale trarrà beneficio e garantirà buoni risultati se utilizzata seguenti regole e raccomandazioni:

• Le bevande (tè, caffè) sono offerte a discrezione del proprietario o durante trattative prolungate.
• Non è possibile effettuare chiamate telefoniche durante le trattative commerciali. È meglio spegnere il telefono in questo momento. È necessario mostrare rispetto per il partner e la procedura generale di interazione aziendale.
• Lasciare una stanza quando la negoziazione è vietata. Un caso eccezionale è la necessità di assistenza medica.
• Mantenere note di lavoro è il benvenuto, in quanto ciò sottolinea interesse e attenzione per il partner.
• Un segno di buon gusto - non fare domande relative al segreto commerciale del partner. Questo aiuta a evitare l'imbarazzo e la posizione scomoda.

Tutto su importanti capacità di comunicazione commerciale, vedere il seguente video.