Psicologia della comunicazione d'impresa

Oggi gli uomini d'affari hanno molti modi per comunicare con clienti, colleghi e altre parti interessate. Comprendere la natura della comunicazione aziendale può aiutare a raggiungere gli obiettivi dell'azienda e nella sua gestione quotidiana.

In psicologia, il termine "comunicazione" indica lo scambio di informazioni tra persone attraverso un sistema comune di simboli. Questa definizione di comunicazione include due aspetti:

• In primo luogo, c'è qualcosa che viene trasmesso, ad esempio fatti, sentimenti, idee e così via. Ciò significa che nel processo di comunicazione, qualcuno deve ricevere le informazioni trasmesse.
• In secondo luogo, la definizione di cui sopra enfatizza l'elemento della comprensione nel processo di comunicazione. La comprensione sarà raggiunta solo quando il destinatario del messaggio lo comprende nello stesso senso del mittente. Pertanto, l'interpretazione corretta del messaggio è di grande importanza.

La comunicazione aziendale è lo scambio di informazioni, fatti e idee relativi al business. In questa epoca di globalizzazione, ogni impresa, grande o piccola, richiede un'adeguata comunicazione aziendale, sia nell'ambiente interno che in quello esterno.

Le principali caratteristiche della comunicazione aziendale includono i seguenti componenti:

• Segmentazione. Anche nelle organizzazioni di piccole dimensioni, sarebbe un errore presumere che tutti i dipendenti abbiano gli stessi bisogni, interessi e desideri quando si tratta di comunicazione aziendale. Una comunicazione aziendale efficace è segmentata per soddisfare le esigenze di un pubblico specifico. Ad esempio, i dipendenti che lavorano in un ambiente amministrativo avranno esigenze diverse e accesso diverso alle informazioni rispetto ai dipendenti che lavorano in un ambiente di produzione.
• specificità. Una comunicazione aziendale efficace dovrebbe essere specifica e più specifica è, più soddisfa la sua specificità.
• Precisione. Quando le informazioni sono imprecise, la sua credibilità è persa. Anche il mittente di queste informazioni perde fiducia. Un'efficace comunicazione commerciale dovrebbe essere accurata sia in termini di contenuto trasmesso che in termini di cose semplici che includono grammatica, ortografia e punteggiatura.
• Tempestività. I dipendenti devono essere consapevoli di ciò che sta accadendo nelle loro organizzazioni e nell'ambiente esterno, poiché questo li influenza. Comunicare tempestivamente con i dipendenti è più difficile che mai, ma è importante per una comunicazione aziendale efficace.

• frequenza. Se un messaggio viene inviato solo una volta, non si può essere sicuri che abbia raggiunto il destinatario. Un'efficace comunicazione aziendale richiede una comunicazione frequente per garantire che tutti i dipendenti abbiano le informazioni necessarie. Inoltre, i dipendenti cambiano, alcuni se ne vanno, altri si uniscono all'azienda e tutto ciò richiede l'aggiornamento delle informazioni.
• Multicanale. Il business ha molti canali di comunicazione - dai tradizionali (stampa, bacheche elettroniche, riunioni) a nuovi (e-mail, blog, siti di social network). Tutti questi canali devono essere utilizzati per garantire che i dipendenti ricevano informazioni in condizioni diverse.
• Immediatezza. Secondo gli esperti, la comunicazione diretta è ancora la più efficace e dovrebbe essere utilizzata ogni volta che è possibile. Naturalmente, in organizzazioni molto grandi questo può essere difficile, ma anche in questo caso le alternative possono includere la videoconferenza o l'uso di webinar.
• Disponibilità di feedback. I dipendenti dovrebbero essere in grado di condividere i loro feedback, opinioni e pensieri con dirigenti e datori di lavoro. La comunicazione bilaterale è efficace sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.

A volte devi lavorare con qualcuno che non ti piace o che non sopporti. Ma per il tuo lavoro, è importante mantenere buoni rapporti commerciali con loro. In questo caso, prova a conoscere la persona. Probabilmente sa perfettamente che non ti piace, quindi fai il primo passo: inizia una conversazione riservata o invitalo a cenare insieme. Durante la conversazione, concentrati sulla ricerca di cose che potresti avere in comune: chiedi di famiglia, interessi, successi passati.

La cultura aziendale è importante per la comunicazione aziendale di successo. Contribuisce al mantenimento dell'etichetta aziendale sul lavoro, inoltre, la ricerca in questo settore mostra una relazione diretta tra la cultura aziendale e il fatturato commerciale delle aziende.

Gli esperti chiamano sei principi psicologici di base della comunicazione aziendale:

• reciprocità. Reciprocità negli affari significa aspettative reciproche nello scambio di valori. Se una persona dà qualcosa, si prevede che il destinatario darà anche qualcosa in cambio. La reciprocità crea fiducia tra i partner e la loro relazione si sviluppa in meglio.
• Persuasione. La conoscenza del prodotto, le tendenze, i risultati della ricerca nel campo della negoziazione ti renderanno molto più convincente. È importante mostrare la tua consapevolezza al fine di ottenere la fiducia del tuo partner.
• obbligo. Adempiere sempre ai propri obblighi, non solo scritti, ma anche verbali. Ricorda che anche una stretta di mano è un simbolo di consenso. Se trovi difficile ricordare quello che hai detto in un momento o l'altro, scrivilo. Fai l'impressione di una persona obbligatoria.
• Sequenza. Sii sempre coerente nelle tue azioni e azioni, e non cambiare mai i tuoi principi aziendali.
• Cercare il consenso. Il consenso implica che tutti accettano e supportano la decisione e comprendono le ragioni della sua adozione. Il consenso è possibile tra i partner se hanno valori e obiettivi comuni e vi è accordo tra loro su questioni specifiche e una direzione comune.
• Simpatia personale. Siamo più propensi a interagire con persone che chiariscono che a loro piacciono e in cui ci sentiamo significativi. L'attrattiva fisica gioca un certo ruolo in questo, ma la somiglianza è anche molto efficace. Facciamo appello a quelle persone che sono simili a noi in abbigliamento, età, status socio-economico.

La comunicazione è etica quando è diretta, onesta e reciproca. Se la comunicazione è destinata a nascondere la verità o danneggiare un'altra persona, non può essere etica.

Sebbene l'etica non sia la stessa cosa della moralità, esiste una forte relazione tra questi concetti: la moralità è idee su ciò che è giusto e ciò che è sbagliato, e l'etica sono principi comportamentali che sono influenzati da credenze morali. Pertanto, l'etica della comunicazione dipende fortemente dai principi morali:

• onestà. In generale, la comunicazione etica è comunicazione onesta. Sebbene ci siano momenti in cui sarebbe più etico mentire, ad esempio, al presunto assassino riguardo alla sorte della potenziale vittima, questi casi sono l'eccezione piuttosto che la regola. Inoltre, l'onestà è più della semplice verità; significa essere aperti, offrire volontariamente tutte le informazioni che hai, anche se minaccia i tuoi interessi a breve termine. La fiducia nelle persone è strettamente correlata all'onestà. Creare un ambiente di fiducia è il percorso verso la comunicazione etica in un ambiente aziendale.
• apertura. L'apertura è uno dei punti chiave della comunicazione etica. Nella comunicazione, questo significa essere aperti a idee e opinioni diverse, oltre ad essere pronti ad esprimere le proprie opinioni, anche se non si aspetta che vengano accettate.

• fedeltà. Nel contesto delle comunicazioni aziendali, lealtà significa allocare il tempo e le risorse necessarie per discutere pienamente dei problemi. Solo allora tutti avranno la possibilità di essere ascoltati.
• Costruzione del consenso. La comunicazione etica si concentra sugli obiettivi piuttosto che sullo stato. Lo stile di comunicazione, in cui diversi gruppi si uniscono in campi opposti e si concentrano principalmente sui propri interessi, non dà nulla all'organizzazione nel suo complesso. L'etica per un'organizzazione è uno stile di comunicazione in cui le persone ricercano il consenso, non l'opposizione e si concentrano sul fare ciò che possono per l'azienda. Quindi, dal momento che l'assistenza dell'organizzazione è un imperativo morale, il raggiungimento del consenso è uno stile di comunicazione etico.

Si ritiene che esistano sei principali tipi di interlocutori. Per prepararsi meglio a conversazioni importanti, è importante sapere di che tipo sei:

• riflessivo. Sei un interlocutore riflessivo, se nel processo di comunicazione senti l'umore del tuo partner. Il tuo discorso è morbido, calmo, sei sensibile, capisci l'interlocutore e ti piace costruire relazioni con altre persone.
• Il giudice Sei l'interlocutore del tipo "giudice" se analizzi argomenti e problemi, trovi i punti principali e poi li spieghi efficacemente agli altri. Conduci la conversazione e guidala direttamente e in modo convincente.
• nobile. Sei un tipo di interlocutore "nobile", se ti piace la comunicazione aperta, ed è facile per le altre persone comunicare con te. Anche tu sei concentrato e vai sempre dritto all'obiettivo.
• vice. L'interlocutore del tipo "deputato" è diplomatico e usa la comunicazione per porre fine ai conflitti. Parla anche dolcemente, è affascinante e fa sentire le persone a proprio agio.
• Socrate. L'interlocutore del tipo Socrates è esperto nel risolvere i problemi e convince gli altri, ama i lunghi dibattiti. È dettagliato e ben informato e le sue opinioni sono apprezzate dagli altri.
• ufficiale. L'interlocutore di questo tipo utilizza la comunicazione per realizzare i propri sogni e avere successo sul lavoro e a casa. Questo è un tipo perspicace e strategico.

Gli esperti dicono che ci sono quattro stili di comunicazione di base: analitici, intuitivi, funzionali e personali. Nessuno stile di comunicazione è intrinsecamente migliore di un altro. Ma scegliere lo stile di comunicazione sbagliato per un pubblico specifico può causare problemi:

• Stile analitico. La comunicazione in uno stile analitico implica l'utilizzo di dati rigidi e numeri reali. Le persone che comunicano con questo stile evitano di esprimere sentimenti ed emozioni durante una conversazione. Il grande vantaggio di uno stile di comunicazione analitica è che è possibile analizzare i problemi in modo logico e imparziale. Ciò significa che le persone vedono che sei ben informato e hai una grande esperienza analitica. Il potenziale svantaggio di avere uno stile di comunicazione analitico è che potresti trovarlo freddo o insensibile.
• Stile intuitivo. Comunicando in uno stile intuitivo, preferisci coprire interamente l'immagine ed evitare dettagli, per paura di impantanarti. Questo ti permette di andare dritto al cuore del problema, piuttosto che considerarlo a tappe. Il vantaggio di questo stile è che comunichi rapidamente e con precisione, scavando facilmente in problemi complessi e di grandi dimensioni.Tuttavia, in una situazione che richiede davvero dei dettagli, potresti non avere abbastanza pazienza.

• Stile funzionale. Questo stile presuppone metodicità, disponibilità di piani dettagliati, date esatte. Le persone che comunicano in questo stile sono brave persone che non perdono mai nulla. Un potenziale svantaggio di uno stile di comunicazione funzionale è che potresti perdere l'attenzione del tuo pubblico, specialmente quando parli con conversatori intuitivi.
• Stile personale. Comunicando in stile personale, senti una connessione emotiva con un partner, e questo ti permette di scoprire ciò che pensa veramente. Sei un buon ascoltatore e un bravo diplomatico, sai come risolvere i conflitti, mantenere buoni rapporti con molte persone. Questo stile ti permette di costruire profonde relazioni personali. Le persone si rivolgono spesso a te perché puoi connettere diversi gruppi. Lo svantaggio di questo stile di comunicazione è che a volte si possono infastidire gli interlocutori di un tipo analitico a cui piacciono i numeri duri e le discussioni logiche.

Guarda il prossimo video per le più importanti abilità di comunicazione aziendale.