Etichetta aziendale

La corrispondenza di servizio è un genere molto speciale che devi padroneggiare se stai per scalare la carriera. Le buone capacità di scrittura commerciale ti serviranno fedelmente: aiuteranno a comunicare con i subordinati, i superiori e i partner, metteranno in risalto la tua educazione e le tue prospettive. Lo stile di comunicazione dovrebbe essere limitato, focalizzato, senza deviazione dall'argomento dato.

Qualsiasi comunicazione: sia personale che scritta è l'interazione con le persone al fine di scambiare informazioni, fare impressione, giungere a un accordo. Niente di umano è estraneo a noi, a volte diamo libero sfogo alle emozioni, ma nella sfera degli affari non dovrebbe esserci spazio per la rapida manifestazione dei nostri sentimenti, tratti caratteriali e temperamento.

Una caratteristica importante della comunicazione aziendale è che non può essere interrotto a metà frase. Per ogni lettera ricevuta è necessario scrivere una risposta, anche se non lo si desidera. Se hai ricevuto una chiamata e non hai avuto il tempo di alzare il telefono, devi richiamare. Certamente, la comunicazione con alcune persone è sgradevole. Ecco perché la lista delle qualità obbligatorie di un manager significa tolleranza allo stress.

Un incontro di lavoro, parlando al telefono o una corrispondenza commerciale via e-mail avrà sicuramente qualche tipo di scopo. Di conseguenza, le parti devono giungere a conclusioni, discutere del progetto, concordare un partenariato strategico e così via.

Per iscritto, ci sono forse più restrizioni e convenzioni di quelle orali. Comunicando direttamente con l'interlocutore, di persona, possiamo focalizzare l'intonazione su un fatto particolare, chiarire qualcosa, se l'interlocutore non ci ha capito. Se viene segnalato un errore vocale, possiamo risolverlo immediatamente. Ma nella lettera ufficiale dobbiamo essere molto chiari e precisi, in modo che le parole non implichino una doppia interpretazione.

Dicevano: "La carta può resistere a tutto", il che implica che si possono persino scrivere fatti inaffidabili. Siamo dell'opinione che È necessario condurre la corrispondenza commerciale nel modo più onesto possibile. A proposito, ora le lettere di carta vanno sempre meno. Fondamentalmente, vengono spediti contratti e altri documenti. In questo caso, la carta intestata viene utilizzata come prova dello stato elevato dell'organizzazione.

Al giorno d'oggi, nella maggior parte dei casi, la corrispondenza commerciale si svolge nello spazio virtuale e ha le sue peculiarità. Quando un dialogo è appena iniziato, è consuetudine scrivere un saluto sull'etichetta, ad esempio: "Ciao, caro Oleg Sergeevich! ". E al successivo indirizzo durante la giornata lavorativa il saluto può essere abbassato.

La comunicazione scritta, inclusa l'e-mail, richiede la conformità con gli standard linguistici e l'alfabetizzazione impeccabile. Dopo tutto, la corrispondenza si aprirà davanti all'interlocutore educato dei tuoi spazi. Pertanto, ti consigliamo di controllare scritto con l'aiuto di servizi speciali, se non sei abbastanza sicuro della tua conoscenza.

Elenchiamo le regole generali che l'etica della comunicazione elettronica richiede. Sono abbastanza semplici, ma molti, purtroppo, li trascurano:

• l'inizio di ogni frase è scritto con una lettera maiuscola;
• alla fine della frase viene inserito un punto in modo che il significato della lettura sia chiaro
• è utile utilizzare una lista puntata o numerata per risolvere il problema e suggerire soluzioni;
• per chiarezza, è bene usare tabelle, grafici, diagrammi;
• Non cercare di apparire un interlocutore particolarmente intelligente e istruito, non complicare semplici pensieri con eccessivi giri partecipi e imparziali;
• più semplice esprimi i tuoi pensieri, meglio è;
• Anche se nel linguaggio quotidiano, la cultura richiede di evitare il gergo tecnico, in un ambiente aziendale il gergo professionale e il prestito dall'inglese sono ora considerati una buona forma (ma non esagerare!).

I seguenti tipi di messaggi si distinguono:

• offerte promozionali;
• grazie;
• supporto;
• di garanzia;
• promemoria;
• prevenzione;
• offerte di cooperazione.

Oltre alle regole generali, è importante conoscere alcuni dettagli della scrittura commerciale. Presentiamo le regole che saranno appropriate nella maggior parte dei casi.

L'inizio di un'email è chiamato intestazione. È il logo dell'organizzazione. È sempre utile avere un modello con questo logo a portata di mano (ovvero, sul desktop del computer).

A differenza della comunicazione offline, le regole moderne non obbligano ad accogliere il destinatario e puoi immediatamente, chiamandolo per nome e patronimico, indicare l'essenza della questione. Tuttavia, molti continuano a scrivere all'inizio del messaggio: "Buongiorno! "" Ciao! "Buona sera! "O" Saluti ". E nemmeno la deviazione dalla norma.

I requisiti per la parte principale della lettera suggeriscono che è il significato della corrispondenza. La divisione del testo in paragrafi è considerata una buona forma, un segno di attitudine verso l'interlocutore. In ogni paragrafo, uno o l'altro aspetto dell'argomento è denominato e divulgato. Oltre a identificare il problema, è consuetudine suggerire dei modi per risolverlo. Per così dire, per rivelare un'idea imprenditoriale in miniatura.

Nella parte finale del messaggio, possono essere espressi sentimenti sia formali che più personali. La frase "Saluti ...", "Cordiali saluti ..." ("cordiali saluti" in inglese) o un desiderio più emotivo "Buona giornata! ".

In una firma personale, è necessario indicare il cognome e il nome (e in alcune cerchie, anche il secondo nome). Dovrebbero esserci anche i numeri di telefono che puoi raggiungere: mobile e office city. Recentemente, una firma elettronica con un logo aziendale è diventata di moda.

Un ulteriore collegamento al portale elettronico dell'organizzazione funge da pubblicità aggiuntiva e in futuro può aumentare il traffico di questo sito.

La maggior parte del personale dell'ufficio ha un ampio archivio di lettere in una casella di posta elettronica. Per evitare che l'interlocutore si confonda in una lunga corrispondenza, si consiglia di inviare una lettera sotto forma di risposta. Quando fai clic sulla piastra corrispondente all'inizio della riga dell'oggetto, viene visualizzata l'abbreviazione inglese "Re ...". Questo è molto conveniente, perché il destinatario si ricorderà immediatamente del corso della corrispondenza.

È possibile salvare l'intera cronologia della comunicazione virtuale con l'interlocutore e lasciare solo le citazioni più recenti o più importanti. L'etichetta aziendale moderna richiede una risposta abbastanza rapida alle lettere. Dopotutto, dietro al computer funzionante, trascorriamo una parte significativa della nostra giornata. Inoltre, la posta può essere controllata da dispositivi mobili.

Se il messaggio è di particolare importanza e urgenza, allora è permesso scrivere sms o fare una telefonata per ricordarti della lettera.

Nella comunità creativa, l'uso di francobolli non è accettato e, inoltre, è ridicolizzato e condannato. Ma nella corrispondenza commerciale, i francobolli aiutano a riflettere le situazioni standard.

È utile procurarsi un salvadanaio virtuale di espressioni e frasi stabili. Dopo tutto, la comunicazione strutturata, il lavoro d'ufficio e la soluzione di problemi formali si basano su questi luoghi comuni. Ad esempio, la simpatia è espressa dal turnover "Purtroppo, siamo costretti a informarti ...". Il sentimento di apprezzamento si riflette in questa formula di dovere: "Grazie per il tuo contributo inestimabile ...". E infine, gioia: "Siamo orgogliosi di informarti che ...". Ma la frase finale: "Contiamo su un'ulteriore cooperazione fruttuosa" esprime la speranza per ulteriori contatti commerciali.

Quindi, abbiamo parlato dell'etichetta della corrispondenza commerciale. Queste regole sono necessarie per rendere la comunicazione più comoda e fruttuosa possibile. Usali e vedrai che i tuoi affari nel servizio sono andati bene!

Per ulteriori informazioni sulle regole della corrispondenza commerciale, inclusa la posta elettronica, vedere il seguente video.