Tipi di comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale aiuta a costruire relazioni con colleghi, subordinati, partner e clienti. Nel processo di comunicazione, non solo vengono scambiate informazioni, ma anche esperienza e conoscenza in una determinata area. L'etichetta commerciale penetra in tutte le sfere della vita, ci sono vari tipi di comunicazione aziendale.

La comunicazione aziendale è una componente importante della vita umana. L'etichetta nell'ambiente aziendale funge da supporto. Negli affari, ci sono diverse forme di comunicazione. Scegliere le opzioni appropriate dovrebbero essere date le caratteristiche personali e psicologiche dei partecipanti alla discussione. Le seguenti forme di comunicazione possono essere distinte:

• intervista - contatto verbale tra interlocutori, ridotto a una discussione di problemi e compiti importanti, chiarimento di alcune delle sfumature relative al lavoro. I partecipanti alla conversazione in questo caso dovrebbero avere il diritto di occuparsi di vari compiti e prendere decisioni. Lo stato degli interlocutori deve essere uguale.
• negoziati avere una struttura più rigida. Di norma, vi partecipano rappresentanti di diverse società o divisioni. I negoziati sono utilizzati per unire gli sforzi con i partner che sono interessati a risolvere un compito specifico.
• In riunione Partecipa un gruppo o una grande cerchia di persone interessate e coinvolte. L'incontro prevede la raccolta, l'analisi delle informazioni, la condivisione dei dati e il processo decisionale in punti controversi.
• discorso - In questo caso, una persona o un piccolo gruppo condivide le informazioni necessarie con il pubblico. In questo caso, il messaggio non è limitato alla discussione dell'argomento, ma presentato come informazione. Questa forma di comunicazione richiede le capacità di leadership dei relatori, la capacità di rimanere nella società, così come le abilità di parlare in pubblico.
• corrispondenza - un metodo indiretto di comunicazione, svolge un ruolo peculiare della comunicazione di corrispondenza. Questo tipo di comunicazione include ordini, protocolli, ordini, richieste, relazioni, lettere ufficiali, istruzioni e così via. La corrispondenza viene utilizzata per comunicare tra dipartimenti o organizzazioni. Devi seguire regole specifiche nella conduzione della corrispondenza.

La comunicazione aziendale deve imparare. Allo stesso tempo, le qualità personali e la dimostrazione del proprio io vanno in secondo piano. La cosa principale è la capacità di tenere conto degli interessi e dei desideri dell'avversario e combinarli con le loro esigenze in modo tale che entrambe le parti ottengano il risultato desiderato.

La comunicazione aziendale consiste in diverse fasi:

• Formazione del motivo. Senza di esso, non sarà possibile raggiungere un'interazione efficace.
• Preparazione per la comunicazione - Questo è un piano per la conversazione, la preparazione di argomenti e informazioni. È inoltre necessario preparare un elenco di attività che devono essere affrontate durante la discussione.
• L'inizio della conversazione. È necessario stabilire un contatto, dopo il quale è necessario creare un "clima di relazioni" favorevole alla conversazione.
• Dichiarazione di problema - evidenziando la gamma di problemi, la presentazione della sua posizione e visione di questo compito. Tuttavia, si ricorda che è necessario preparare in anticipo gli abstract sull'argomento della conversazione ed essere pronti a rispondere alle domande poste.
• Condivisione delle informazioni - scoprire la posizione dell'interlocutore. È importante tenersi in contatto e rispondere alle domande in una lingua ufficiale accessibile, perdendo la terminologia professionale, se necessario.

• Persuasione e argomentazione - sono necessari a disaccordi e seguono dalla fase precedente della comunicazione.Dovrebbe essere notato aspetti positivi della vostra visione della situazione e la risoluzione del problema controverso.
• Trovare una soluzione a un problema o problema - La fine della discussione, il suo risultato dovrebbe soddisfare tutti i partecipanti.
• Contratto di disegno - questo significa che al termine dell'incontro i partecipanti alla discussione hanno raggiunto un comune denominatore o hanno arruolato il supporto dei partner nella risoluzione di vari compiti. L'esito positivo della discussione si conclude con una conferma scritta.
• Analisi dei risultati - Dimostra se le decisioni prese erano corrette.
• Processo decisionale - assume il consenso di tutte le parti dopo l'analisi. In questo caso, i partecipanti alla discussione decidono in merito all'ulteriore cooperazione o alla cessazione dei contatti.

Nella società moderna, le persone seguono consapevolmente le regole della comunicazione aziendale per raggiungere obiettivi specifici in un ambiente aziendale. Negli affari non è sufficiente occupare una determinata posizione, è anche necessario rafforzare i rapporti con persone diverse. Di grande importanza è il seguente:

• La capacità di avere persone in se stessi e di mantenersi nella società sono aspetti importanti del dialogo aziendale. Per fare ciò, devi essere in grado di esprimere chiaramente e articolare i tuoi pensieri, argomentare correttamente il tuo punto di vista.
• I dati analitici e la capacità di prendere decisioni rapide sono sempre dalla tua parte. Quando comunichi con i partner, ricorda che tutte le parti sono interessate alla risoluzione rapida di questioni controverse.
• È importante tenere conto delle caratteristiche culturali e delle tradizioni nazionali dell'interlocutore: indubbiamente alcune consuetudini e norme adottate in un altro paese possono sembrare inaccettabili o offensive.

I concetti e le norme di base dell'etica degli affari dovrebbero essere conosciuti da ogni persona che si rispetti. È necessario comprendere che negli affari, la comunicazione tra le persone non è costruita sulla percezione reciproca degli stati d'animo dei partner, ma su determinati standard. Esistono i seguenti tipi di comunicazione aziendale (scopo funzionale):

• Verbale e non verbale - consistono nella necessità di seguire il discorso, le espressioni facciali, i gesti e le posture. Con la comunicazione non verbale, la posizione delle braccia, delle gambe, degli sguardi, dell'inclinazione della testa e dei movimenti involontari è in grado di raccontare i sentimenti e l'umore di una persona molto più del linguaggio orale. Vale la pena imparare come controllare le espressioni facciali e i gesti.
• Scritto e orale. Per ogni forma di comunicazione ci sono concetti e norme separati. La forma scritta di comunicazione è qualsiasi documento certificato da firme e sigilli. Alle riunioni di pianificazione orale, riunioni, negoziazioni, relazioni e altre forme di comunicazione aziendale.

• Monologico e dialogico - hanno differenze linguistiche significative. Il dialogo è comunicazione interpersonale. Un monologo riflette un singolo punto di vista; Questo tipo di comunicazione include una presentazione o un discorso solenne, oltre a un rapporto o una parola introduttiva.

• Remoto e personale. Per la comunicazione a distanza includere conversazioni telefoniche, corrispondenza per posta. Particolare attenzione è prestata al modello di intonazione della parola, alla brevità del messaggio. È impossibile usare i gesti.

Ogni stile ha le sue caratteristiche. Devi essere in grado di capirli.

Classificazione di stile:

• autoritario. Si basa sull'indiscutibile autorità del capo e sulla subordinazione assoluta dei dipendenti. Ogni decisione viene presa individualmente e non viene discussa con persone interessate o coinvolte.
• democratico - La caratteristica principale è la discussione congiunta dei problemi e il desiderio di comprensione reciproca.Quando si comunica con l'interlocutore, vengono utilizzate la richiesta, le raccomandazioni e la motivazione.
• Connivente o formale - determinato dalla partecipazione minima del capo alla gestione del personale, alla negoziazione e al processo decisionale. Gli affari difficili e le decisioni rischiose vengono trasferiti agli altri. L'efficacia di tale gestione non dipende più dal leader, ma dal livello di sviluppo del gruppo.
• liberale - un incrocio tra stili autoritari e democratici. La discussione di vari problemi con partner o colleghi è ridotta al minimo, ma viene usata in rari casi e solo allo scopo di spostare la responsabilità verso l'avversario.
• Affari ufficiali - assume una stretta osservanza delle norme comunicative, dei cliché del linguaggio e dei regolamenti della comunicazione aziendale, in cui non vi è posto per la manifestazione di individualità.
• scientifico - Discorso rigoroso, conciso e sostenuto, pertinente solo nei campi della scienza e dell'educazione. È usato in attività di ricerca o di insegnamento.

La comunicazione aziendale riguarda tutti gli aspetti esterni del comportamento ed è suddivisa in diverse aree:

• i partecipanti alla conversazione hanno obiettivi e motivazioni comuni;
• la conversazione si svolge nello stesso intervallo spazio-temporale;
• c'è una chiara gerarchia di comunicazione tra tutti i partecipanti alla discussione, gli stati sociali sono distribuiti;
• i partecipanti alla comunicazione aderiscono alle regole e ai regolamenti generalmente accettati quando comunicano.

La comunicazione d'impresa aiuta a stabilire rapidamente i contatti necessari, ad arruolare l'appoggio di clienti affidabili. Aiuta a raggiungere la comprensione reciproca.

Ci sono 4 funzioni di comunicazione aziendale, che sono le principali:

• Comunicativo informativo - comporta la raccolta e la fornitura di informazioni specifiche, nonché lo scambio di conoscenze ed esperienze.
• Interactive - a causa del processo di interazione tra le persone. Viene utilizzato nel processo di interazione (comportamento, attività e decisioni dei partner).
• percettivo - è capire l'altra persona. L'instaurazione o l'indebolimento dei contatti avviene sulla base della comprensione reciproca.
• Comunicativo normativo - consente di regolare il comportamento dei partecipanti alla discussione. Per fare questo, è necessario padroneggiare perfettamente le tecniche speciali: essere in grado di convincere, trovare compromessi e fare concessioni.

Inoltre, è necessario tenere conto delle regole speciali quando si tratta di uomini d'affari. Tutti i messaggi, i messaggi e le informazioni devono rispettare tre principi fondamentali:

• per orientamento del contenuto - i messaggi e le informazioni devono essere chiari e concisi;
• parte espressiva - si riferisce alla componente emotiva;
• Il motivo è rivolto ai pensieri e alle sensazioni dell'interlocutore.

Quando comunichi una persona presta attenzione al discorso e alla voce dell'interlocutore. Viene valutato su alcuni indicatori:

• vocabolario - l'assenza di parole-parassiti e un discorso competente ed espressivo consentono di dichiarare con sicurezza che una persona è istruita e culturale.
• Discorso intelligente e la corretta pronuncia delle parole è la chiave del successo per ogni persona.
• intonazione - ti consente di inserire gli accenti necessari.
• Tasso di parola - La lenta parlata causerà malinconia e veloce non permetterà di concentrarsi sulle informazioni fornite.
• Discussione sulle qualità positive e negative dei concorrenti. Cerca di trattare questi argomenti con estrema delicatezza e attenzione. Questa è una specie di manipolazione innocua, che contribuirà a rendere caro l'interlocutore.
• La combinazione di frasi lunghe e brevi. Questa tecnica manterrà l'attenzione dell'interlocutore.

Per ottenere rispetto tra colleghi e partner, è necessario considerare alcune delle sfumature:

• Discussione sulle qualità positive e negative dei concorrenti. Cerca di trattare questi argomenti con estrema delicatezza e attenzione. Questa è una specie di manipolazione innocua, che contribuirà a rendere caro l'interlocutore.
• La combinazione di frasi lunghe e brevi. Questa tecnica manterrà l'attenzione dell'interlocutore.
• In ambiente aziendale non mostrare preferenze ed emozioni personali nel risolvere vari problemi. Il ruolo principale è svolto dagli interessi della società che rappresenti e dagli interessi dell'interlocutore. Non dovresti passare a toni elevati o entrare in una schermaglia verbale: qualsiasi visualizzazione di emozioni influenzerà negativamente la tua reputazione e immagine.
• Non mischiare lavoro e vita personale. Le relazioni con i colleghi non dovrebbero influenzare la soluzione dei problemi dell'azienda. Se non riesci a costruire una relazione calda con una persona, questo non significa che dovresti ignorare la sua opinione e il suo consiglio quando risolvono problemi comuni. La capacità di separare le relazioni personali dal business aiuta a concentrarsi sui compiti desiderati e risolvere le controversie.

• Preparati per la discussione: informarsi sull'interlocutore e selezionare le tattiche di comunicazione appropriate.
• Sii puntuale - Non prendere tempo dai partner commerciali.
• Capacità di ascoltare l'interlocutore - il tuo indiscutibile vantaggio. Senza la capacità di comunicare con i clienti, per capire i loro bisogni e desideri è impossibile avere successo.
• Atteggiamento amichevole verso tutti gli interlocutori. Anche un partner disonesto non può essere ignorato. Dimentica l'antipatia e cerca di trattare l'altra persona in modo favorevole e benevolo. Ricorda che non vale la pena discutere delle tue relazioni con altre persone in un ambiente aziendale. Le relazioni, la vita personale non dovrebbero essere discusse con nessuno.
• La capacità di concentrarsi sulla cosa principale. Cerca di capire cosa vuole il tuo partner. Considerando i suoi interessi, cerca di risolvere il problema e raggiungi un denominatore comune, senza perdere i tuoi desideri.
• Capacità di essere onesti. Se l'informazione è imprecisa, distorta, può essere chiara in qualsiasi momento inopportuno e influire sulla tua reputazione.
• Non dimenticare le regole del buon tono. Contattate sempre la persona per nome, sorridete e cercate di fare complimenti, ma evitate le lusinghe.

Nel prossimo video stai aspettando le più importanti abilità di comunicazione aziendale.