Conversazione aziendale: regole, varietà e fasi

I risultati delle relazioni commerciali dipendono spesso da negoziazioni e dialoghi personali. I contatti di lavoro realizzati per iscritto o per telefono sono sviluppati in conversazioni personali. I partecipanti all'intervista usano tutta la varietà dei mezzi comunicativi: usano non solo la parola, ma anche i gesti, le espressioni facciali e l'influenza personale.

Una conversazione d'affari è solitamente una conversazione di due interlocutori, motivo per cui dovrebbero tenere conto delle specificità personali dell'avversario, le sue motivazioni, le peculiarità linguistiche e l'etichetta di comportamento. La comunicazione interpersonale coinvolge una varietà di metodi di influenza sull'interlocutore.

La conversazione d'affari, che ha un argomento specifico ed è orientata personalmente, viene spesso condotta all'interno della stessa organizzazione tra i dipendenti. Lo scopo di una conversazione è il desiderio di un partecipante alla comunicazione di utilizzare le parole per influenzare un altro o un intero gruppo di dipendenti al fine di promuovere attività, cambiamenti nell'ambiente di lavoro esistente o nelle relazioni e migliorare la loro qualità.

Un altro obiettivo della conversazione aziendale è la necessità che il management formi conclusioni e decisioni basate sulle opinioni e sul ragionamento dei dipendenti.

Il vantaggio delle conversazioni d'affari rispetto ad altri tipi di comunicazione vocale è:

• nella velocità di risposta alle repliche degli interlocutori, contribuendo ad ottenere il risultato desiderato;
• aumentare la consapevolezza dell'amministratore tenendo conto, controllando e monitorando i punti di vista, i giudizi, i pensieri, le argomentazioni e le dichiarazioni scettiche ascoltate durante l'intervista;
• nell'opportunità di una flessibile combinazione razionale dei metodi di ricerca dell'argomento in discussione, che è una conseguenza della soluzione del problema e delle affermazioni di tutte le parti.

La conversazione aziendale è incentrata sull'implementazione di alcune funzioni:

• trovare nuove direzioni;
• lancio di progetti promettenti;
• interscambio di dati;
• regolamentazione delle attività avviate;
• comunicazione reciproca dei dipendenti di un'impresa;
• promozione di contatti commerciali tra istituzioni, imprese, industrie.

I risultati delle conversazioni e degli incontri di lavoro non sono solo condizionati dalla prontezza per questo, ma sono anche determinati dalla costruzione della conversazione stessa. Evitare errori indiscussi consentire metodi stabiliti di condurre interviste e il rispetto dei loro principi. Ci dovrebbe sempre essere un'atmosfera di buona volontà - dichiarazioni dure sono inaccettabili.

Il principio di razionalità implica il contenimento del comportamento, specialmente nel caso di un partner che mostra emotività. La mancanza di controllo sulle emozioni di solito influisce negativamente sulla decisione. La migliore soluzione di questo tipo non può essere chiamata.

Il principio di comprensione è necessario affinché gli interlocutori possano trovare punti di contatto nel dialogo e ottenere l'effetto desiderato.

Nella continuazione della conversazione, la concentrazione dell'attenzione della conversazione oscilla anche in assenza di fattori dissipativi. Considerando e notando tali sfumature, è necessario in questo momento richiamare nuovamente l'attenzione su di sé e riprendere il contatto interrotto.

Il principio di affidabilità impone l'obbligo di mantenere l'autenticità di informare l'interlocutore - anche se fornisce false informazioni. Favorisce il dialogo e consente di raggiungere gli obiettivi desiderati.

Un importante principio psicologico è la distinzione tra il soggetto della conversazione con l'interlocutore. L'atteggiamento soggettivo nei confronti dell'opponente può influenzare l'obiettività della valutazione degli indicatori. La conversazione costruttiva si basa sulla delimitazione di eventi con punti di vista e opinioni - con esperienze.

La concretizzazione di tali principi generali per condurre le conversazioni d'affari sono le regole per la loro attuazione che contribuiscono alla sicurezza e all'efficacia dei negoziati.

La regola del doppio interesse è che ciascuna conversazione ha un doppio interesse: non solo l'essenza e il contenuto dell'argomento della conversazione, ma anche la cooperazione con un partner. Mantenere una relazione fruttuosa non è meno importante nella conversazione rispetto allo scambio di informazioni.

Gli esperti raccomandano di dirigere la conversazione in modo tale da non interferire con le relazioni dello staff con i manager. Per questo è necessario:

• non correre alle conclusioni sulle motivazioni e le intenzioni degli interlocutori, sulla base delle loro stesse ipotesi;
• ascolta attentamente il tuo avversario e mostra che è compreso;
• esprimere il loro interesse e i loro obiettivi invece di discutere del passato e i pensieri dovrebbero essere espressi chiaramente e chiaramente;
• discutere di azioni promettenti.

L'enfasi sull'interesse per un partner è anche considerata una regola significativa che faciliterà seriamente i compiti di entrambi gli interlocutori. Frasi: "comprensibile", "interessante", "piacevole da conoscere", naturalmente inserito nella conversazione, creerà un'atmosfera rilassata e contribuirà ad esprimere accordo e comprensione reciproca. Lo stesso compito può essere risolto se ti rivolgi al tuo interlocutore, chiamandolo per nome e patronimico, e inoltre non mostrare ansia e irritabilità.

Anche il desiderio di chiarire informazioni supplementari o ausiliarie contribuirà a mantenere l'interesse.

Ogni conversazione è un modo per trovare punti di contatto. Affinché il dialogo abbia successo, non è consigliabile avviarlo con contraddizioni. Di solito iniziano con argomenti del genere, opinioni su cui sono uguali, ad esempio, sul tempo. Ciò è fatto in modo che fin dall'inizio non si ascolti una risposta negativa e non si debba spendere nessuno sforzo per persuadere l'interlocutore. Gli esperti raccomandano sempre di avere diverse frasi pre-preparate, le cui risposte sono solo positive.

La preparazione per una conversazione di lavoro inizia con una fase importante: la pianificazione, che consiste nella formulazione dei problemi e dei compiti dell'incontro, nonché nella creazione di un piano per i negoziati e i metodi per la sua attuazione. I professionisti consigliano:

• considerare e soppesare il processo previsto della conversazione prevista, redigere il suo programma;
• raccogliere tutte le informazioni necessarie su un possibile interlocutore;
• testare l'efficacia dei loro argomenti, necessari per giustificare le loro convinzioni e intenzioni;
• controllare la coerenza delle loro definizioni e pensieri;
• considerare le opzioni per la reazione dell'interlocutore o dell'avversario alle argomentazioni avanzate.

La nomina del tempo e del luogo della futura conversazione dipende dalla posizione e dall'installazione dei partecipanti. Può essere detenuto da solo, territorio alieno o neutrale.Dopo la formazione operativa, è necessario monitorare e modificare i materiali raccolti e preparati e consegnare il piano finale dell'intervista alla forma finale.

La costruzione di una conversazione d'affari consiste di 5 fasi:

• l'inizio della conversazione;
• la fornitura di informazioni;
• argomentazione;
• rovesciare le argomentazioni dell'opponente;
• approvazione delle proposte.

Ciascuno di questi passaggi è basato sulla conoscenza professionale, sulla chiarezza, sulla coerenza, a cui si aggiungono le qualità personali della conversazione, che sono di grande importanza nella conversazione. Costruire un piano di conversazione dovrebbe essere basato sulle varie possibili varianti del suo risultato. A volte devi ri-articolare alcuni argomenti.

Nella prima fase - all'inizio del dialogo - è importante trovare un contatto con un partner, organizzare un ambiente attraente, interessare l'interlocutore e cogliere l'iniziativa. È consigliabile utilizzare tecniche speciali che iniziano il dialogo. Questi includono:

• metodo per alleviare la tensione, che aiuta a stabilire stretti contatti con un avversario;
• un modo per agganciare l'interlocutore, permettendoti di entrare rapidamente nel corso del problema;
• metodo per stimolare la fantasia, coinvolgendo l'emergere di un gran numero di domande;
• metodi di accesso diretto al problema.

L'inizio corretto della conversazione è considerato come una conoscenza, l'esatta formulazione dei suoi scopi e obiettivi, la nomina dell'argomento, la comunicazione delle regole per la valutazione dei problemi.

Nella fase di fornitura delle informazioni, è necessario scoprire le richieste e le opinioni del partner, le sue motivazioni, argomenti e desideri, comunicare le informazioni pianificate, analizzare la posizione dell'interlocutore.

Nella fase di confutazione dei giudizi dell'avversario, le sue osservazioni dovrebbero essere neutralizzate. Per questo è necessario dichiarare i tuoi argomenti in modo convincente, senza dubbio, non permettendo la possibilità di una confutazione della tua opinione. La logica della negazione consiste nell'analizzare informazioni dubbie, trovare la vera causa, selezionare un concetto e una metodologia. Questo applica una varietà di tecniche e trucchi.

Nella fase decisionale, i risultati dell'argomento che l'interlocutore ha accettato e approvato sono riassunti, le sfumature negative e le conclusioni sono eliminate, il risultato raggiunto è fisso e confermato, gli argomenti per un'ulteriore cooperazione sono suggeriti. In questa fase, non ci può essere incertezza, così che anche il partner non inizia a dubitare della decisione.

I tipi indipendenti di conversazioni d'affari sono caratterizzati dalla seguente classificazione:

• quando si fa domanda per un posto di lavoro;
• in caso di licenziamento;
• riguardo al problema;
• natura disciplinare.

Il primo tipo ha il tipo di accertamento dei fatti, il cui compito principale è quello di accertare e valutare le qualità commerciali del richiedente per la posizione. Il manager è tenuto a chiedere al richiedente solo alcune domande di base contenenti informazioni sulla persona: livello di istruzione, esperienza lavorativa, abilità e abilità disponibili, ragioni per trovare un lavoro, livello di richieste di pagamento. A volte devi chiarire anche le qualità personali.

Un'intervista riguardante la partenza di un dipendente può essere di due tipi: accordo volontario o forzato. Nel primo caso, l'amministratore dovrebbe scoprire i motivi del licenziamento - questo è dovuto all'attenzione per migliorare la gestione dell'organizzazione. Solitamente in questi casi è possibile apprendere informazioni utili che consentono di risolvere alcuni problemi.

Il terzo tipo è una conversazione con un dipendente che è costretto a lasciare. Di regola, è molto difficile per la testa. Nel processo di una tale conversazione, si dovrebbe osservare la delicatezza, ma allo stesso tempo dovrebbe essere vero e giusto affermare le affermazioni su di esso. Ci sono regole e suggerimenti speciali su come condurre una tale conversazione.

La costruzione dell'argomentazione può essere basata su metodi retorici e speculativi. Per retorica includono:

• fondamentale, consistente in un appello diretto a un partner;
• contraddizione basata sulla ricerca di disaccordi nelle argomentazioni;
• metodologia per isolare le conclusioni, che porta ai risultati desiderati attraverso conclusioni intermedie;
• comparativa;
• il metodo di smembramento, basato sulla ripartizione delle singole parti;
• metodo boomerang;

• boicottaggi;
• spostando l'accento e mettendo in luce i loro interessi;
• dedurre il metodo basato su un cambiamento graduale nella natura del problema;
• metodo del questionario incluso nelle domande preliminari;
• metodo di assistenza esplicita.

I metodi speculativi possono essere considerati:

• tecnica esagerativa;
• aneddotica;
• tecnologia dell'uso dell'autorità;
• tecnica del dubbio nella personalità dell'interlocutore;
• metodo di isolamento, che consiste nella presentazione di singole espressioni in una forma modificata;
• una conversione di direzione basata su una transizione a un'altra materia non correlata alla controversia;
• repressione, che consiste nell'esagerare problemi minori;
• tecnica dell'illusione, in cui vengono riportate informazioni confuse;
• Ritardo - ritardare la conversazione;
• appello basato sull'appello alla simpatia;
• tecnica distorsiva;
• domande-trappole.

Gli esperti consigliano di condurre conversazioni d'affari nel modo seguente: presentare proposte o valutare qualcosa in un modulo domanda-risposta, che consente di mantenere una posizione di iniziativa, non consentire un tono categorico, incoraggiare l'interlocutore ad essere attivo e allo stesso tempo ricevere le informazioni necessarie. Ad esempio, è appropriato e razionale usare frasi:

• "Qual è la tua opinione su questo? ";
• "Cosa ne pensi? ..";
• "Ho capito correttamente il tuo punto di vista? ";
• "Non dovremmo controllare un'altra opzione con te?" ";
• "Pensi che la situazione non sia a favore del tuo giudizio ora? ".

Una conversazione di lavoro contribuisce alla realizzazione del desiderio delle persone di cambiare la situazione o di stabilire relazioni qualitativamente nuove tra i partecipanti al dialogo. Tali conversazioni sono una parte importante della relazione nel mondo degli affari e della politica, e rappresentano la creazione di relazioni tra i partner autorizzati dalle loro organizzazioni per risolvere i problemi. Devo parlare brevemente.

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